Dans une petite entreprise, la facturation, les relances clients et les échanges avec le cabinet comptable reviennent au dirigeant tant qu'aucun poste n'est prévu pour les prendre. Recruter suppose un volume de travail suffisant pour occuper une personne, et beaucoup de structures n'en sont pas là. Entre tout garder et embaucher existe une formule intermédiaire : confier ces tâches à un secrétaire freelance, professionnel indépendant qui intervient sur un périmètre défini à l'avance. Voici comment elle fonctionne, ce qu'elle coûte et où elle s'arrête.
Ce que recouvre le métier de secrétaire freelance
Un secrétaire freelance exerce sous statut indépendant (micro-entreprise, entreprise individuelle, SASU ou EURL) et facture ses prestations à des entreprises clientes. On parle aussi de secrétaire indépendante ou d'assistant administratif indépendant : ces appellations désignent la même fonction. Il n'est ni salarié de son client, ni intérimaire mis à sa disposition. C'est un prestataire, qui s'engage sur un périmètre et un volume convenus à l'avance.
La facturation peut se faire à l'heure, à la journée ou au forfait. Les tarifs horaires se situent généralement entre 20 et 50 € HT, en fonction de l'expérience, des missions réalisées et de la spécialisation.
Rester seul, recruter ou externaliser : ce que coûte chaque option
Garder l'administratif sur son propre bureau n'apparaît sur aucune facture, mais le temps se prélève ailleurs. Avec MultiGESTION, le dirigeant récupère en moyenne 30 heures par mois, jusque-là prises sur ses dimanches et ses heures non facturables.
Embaucher engage davantage. Le coût complet pour l'employeur représente entre 1,66 et 1,86 fois le salaire brut annuel selon le poste et la convention collective : une secrétaire rémunérée 33 000 € brut revient ainsi à environ 55 000 € par an à l'entreprise. Le volume d'heures est fixé par le contrat de travail, et le modifier passe par un avenant, alors qu'un prestataire voit son volume révisé d'un mois sur l'autre.
Le secrétaire freelance se place entre les deux. L'entreprise n'a pas de charges sociales à verser, pas de congés payés à financer, pas de poste à justifier ni de personne à former. Le prestataire arrive avec ses outils, sa méthode et l'expérience de plusieurs dossiers menés en parallèle.
Les missions qu'on peut lui confier
Les tâches courantes couvrent la facturation et les devis, les relances clients, le suivi des règlements, la pré-comptabilité, la liaison avec l'expert-comptable, les déclarations URSSAF et de TVA, les courriers, les notes de frais, le suivi des fournisseurs et l'archivage numérique. Chaque professionnel a sa spécialité : certains ajoutent la paie, le juridique courant, la transcription ou l'accueil téléphonique.
Le parcours de Mathieu Favre, secrétaire freelance et fondateur de MultiGESTION, illustre une spécialisation possible : l'administratif comptable. Il a passé plus de huit ans en cabinet comptable avant de s'installer à son compte, et résume son positionnement en une phrase : il était comptable avant d'être assistant. Cette origine a une conséquence pratique. Pour relancer un client, il sait lire son grand-livre, et lorsque le comptable réclame un justificatif, il comprend ce que le cabinet cherche et pourquoi. Le dirigeant y gagne un échange de meilleure qualité avec son cabinet, en plus du temps économisé.
Ses missions mensuelles se répartissent en cinq domaines :
- Facturation et relances clients : établissement des devis et factures, suivi des paiements, relance des retards.
- Pré-comptabilité et liaison avec le cabinet : rassemblement des justificatifs, réponses aux demandes du comptable, préparation des éléments du bilan.
- Déclarations URSSAF, TVA et administration fiscale : dépôt des déclarations dans les délais, traitement des courriers de l'administration.
- Paiements fournisseurs et administratif divers : mises en demeure, courriers, dossiers ponctuels.
- Simulation de changement de statut : pour un dirigeant qui envisage de quitter la micro-entreprise, préparation d'une simulation chiffrée avant la décision.
Côté outils, il travaille avec Pennylane, Inqom, DOUGS et Dext pour la comptabilité, avec MEG, Dolibarr, Henrri et Tiime pour la facturation, avec Payfit pour la paie, et avec Notion, Pipedrive et Trello pour le pilotage. Si l'expert-comptable du client utilise un autre logiciel, il s'y adapte.
Un cas documenté : les mises en demeure d'un cabinet d'avocats
Un cabinet d'avocats lui confie la rédaction de ses lettres de mise en demeure, une tâche répétitive et peu valorisante pour un professionnel dont le taux horaire se chiffre en centaines d'euros. La totalité de ces lettres est désormais déléguée, et l'associé récupère environ 30 heures par mois, qu'il consacre au développement du cabinet. Le cabinet souligne aussi que la liaison est assurée avec ses interlocuteurs habituels : comptable, gestionnaire de paie et banquier.
Trois formules au forfait
MultiGESTION facture uniquement au forfait mensuel, jamais à l'heure, ce qui fixe le budget à l'avance. Trois formules sont proposées :
Le forfait à 200 € correspond à une dizaine de factures par mois, quelques relances, la liaison avec le comptable et les déclarations courantes. Le périmètre exact et le montant sont arrêtés lors du premier échange, à partir du volume réel de l'entreprise, afin d'éviter un écart entre le devis et le travail effectué.
Ce qu'un secrétaire freelance ne fait pas
Un secrétaire freelance ne remplace pas l'expert-comptable. Ce dernier produit le bilan, certifie les comptes et conseille sur le plan fiscal, tandis que le secrétaire prépare les dossiers que le comptable va traiter et gère la facturation, les relances et les déclarations courantes. Il travaille avec le cabinet, pas à sa place.
Le mode d'intervention est majoritairement à distance, ce qui évite de fournir un poste de travail et de financer des déplacements, et accélère la prise en main. Du présentiel ponctuel reste possible si le dossier le justifie. En revanche, ce format ne convient pas à un dirigeant qui souhaite une présence sur site cinq jours sur cinq. Il ne convient pas davantage aux structures qui disposent déjà d'un service administratif interne et cherchent un renfort à l'heure, ni à celles qui veulent de la saisie pure, sans dimension comptable ni liaison avec des tiers. Mieux vaut le savoir avant le devis qu'au bout de trois mois de collaboration.
Les points à vérifier avant de signer
Le contrat de prestation fixe le périmètre, le volume, le tarif, les modalités de facturation, la confidentialité et le préavis. Ces six éléments méritent d'être relus avec soin, puisqu'ils remplacent ce qu'un contrat de travail règle par défaut.
Deux autres vérifications concernent le profil du prestataire. La première porte sur sa spécialité : la paie, le juridique ou le comptable ne relèvent pas du même savoir-faire, et un bon prestataire aide à reformuler le besoin et à choisir un format de collaboration réaliste. La seconde porte sur les outils : un prestataire qui travaille déjà avec le logiciel de l'expert-comptable évite une période d'adaptation.
Démarrer une collaboration
Chez MultiGESTION, le démarrage suit trois étapes. Un premier échange de trente minutes porte sur l'activité et sur ce qui prend du temps. Un devis est ensuite établi à partir du volume réel. La prise en main consiste enfin à récupérer les accès et les dossiers en cours, et l'administratif tourne sous deux semaines.
Aucune durée minimum n'est exigée. La relation repose sur un contrat de prestation simple, résiliable avec un préavis généralement d'un mois.
Les missions, les forfaits et les modalités de prise de contact sont détaillés sur multigestion-secretariat.fr.